CEFET-MG

Processos administrativos se tornam cada vez mais digitais no CEFET-MG

Quarta-feira, 4 de outubro de 2017

O CEFET-MG está informatizando e modernizando os procedimentos administrativos, o que irá trazer agilidade, transparência e economia de recursos para a Instituição. Os documentos e processos produzidos pelos setores administrativos passarão a operar em meio digital. Isso porque está em fase de finalização a implementação do Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC), que compõe o Sistema Institucional Integrado de Gestão (SIG).

O SIPAC oferece operações para a gestão de finanças, almoxarifado, patrimônio e contratos integrando a área administrativa desde a requisição de material, prestação de serviço, suprimento de fundos, diárias, passagens, hospedagem, material informacional, manutenção de infraestrutura, até o controle orçamentário-financeiro. Além disso, gerencia compras, licitações, boletins de serviços, liquidação de despesa, manutenção das atas de registros de preços, patrimônio, contratos, convênios, obras, faturas, pagamento de bolsas, gastos com veículos, memorandos eletrônicos, tramitação de processos eletrônicos entre outras funcionalidades.

Para a utilização do SIG, o CEFET-MG assinou um termo de cooperação com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). O objetivo é informatizar a gestão da Instituição de forma integrada para que haja a agilidade na comunicação entre os setores, otimização do fluxo de trabalho desenvolvido, redução de custos, maior transparência e eficiência na gestão. Nas palavras de Artur Alves, um dos analistas responsáveis pela implantação do SIG, “o servidor entra no SIPAC, por exemplo, e solicita um material ao setor de Almoxarifado, envia o pedido eletronicamente, por meio da assinatura digital, assim, o pessoal do setor visualiza a mensagem e atende à solicitação. O fluxo é bem simples”, exemplifica.

O SIG é composto por três sistemas base: Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH).

O SIGAA informatiza os procedimentos da área acadêmica de todos os níveis de ensino, incluindo submissão e controle de projetos, bolsistas e ações de extensão; registro e relatórios da produção acadêmica; atividades de ensino a distância. O SIGAA já se encontra plenamente implantado no ensino de pós-graduação e graduação. Estima-se para o início do próximo ano, estender este sistema para os cursos técnicos de nível médio.

Já o SIGRH  informatiza procedimentos como marcação e alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de força de trabalho, controle de frequência, concurso, capacitações, entre outros.

O chefe de gabinete, Henrique Borges destaca os benefícios da implantação do Sistema. “Irá trazer inúmeras facilidades para os servidores e modernização da Instituição. Além de atender à demanda da legislação, da determinação de órgãos de controle, haverá transparência no acompanhamento dos processos. É um passo grande em direção à Instituição digital”, conclui.

No subsistema de Administração do SIPAC, há o Módulo de Protocolo que é o componente responsável pela gestão documental no SIPAC. O módulo abrange o controle de processos, documentos avulsos e memorandos eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos. O memorando é uma forma de comunicação eminentemente interna, feito entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Sua característica principal é a agilidade e simplicidade de procedimentos burocráticos.

Requisições de materiais ao Almoxarifado serão feitas por meio digital a partir de 3 de outubro

A forma de requerimento de materiais no setor de Almoxarifado será alterada a partir de 3 de outubro de 2017. As solicitações, antes realizadas manualmente em formulário impresso, agora serão feitas somente pelo SIPAC. Essa mudança, implantação técnica realizada pelo Escritório de Projetos (EP) e Divisão de Sistemas (DIS) da SGI, corresponde ao processo de informatização dos procedimentos do CEFET-MG que visa ao melhoramento de gestão da Divisão de Almoxarifado.
Dúvidas sobre como realizar o pedido pelo SIPAC
Para acessar o Sistema, os usuários devem realizar o cadastro na Identidade Única (IU) do CEFET-MG, através do site https://iu.cefetmg.br.

Secretaria de Comunicação Social / CEFET-MG